Ladrões de tempo - o e-mail

Ontem dei inicio a uma série que tem como objetivo identificar e se prevenir contra os ladrões de tempo. Na oportunidade identifiquei o telefone e mostrei como aumentar a produtividade evitando interrupções para atender ligações de pouca importância e hoje vamos falar sobre o E-mail.

Um dos maiores ladrões de tempo é o e-mail, como se não fossem suficientes as mensagens de correntes, piadas, exibições em powerpoint e apelos ainda temos que lidar com o SPAM, que é responsável por mais de 60% das mensagens que recebemos diariamente. Já parou para pensar no tempo que levamos para apagar tudo isso da nossa caixa de entrada?

Não da para discutir a utilidade da ferramenta de envio de mensagens eletrônicas, o e-mail, simplesmente não da para deixar de usar porém podemos tomar algumas medidas que vão evitar a perda de tempo desnecessária diante do computador lendo, respondendo e apagando mensagens insignificantes.

Em primeiro lugar evite utilizar alertas de novas mensagens, a não ser que seja indispensável no seu dia-a-dia. Aquelas janelas do Gmail, alertas do outloock… São iscas para a perda de tempo, despertam a curiosidade e em um segundo lá estamos nós repassando aquela mensagem para 10 pessoas senão teremos 7 anos de azar em nossas vidas.

Em seguida estabeleça períodos a verificar sua caixa de mensagens. De manhã cedo é um excelente horário para ler os e-mails, depois você pode acessar perto a hora de almoçar (a fome vai evitar o desperdiçar tempo com mensagens sem importância), ao voltar do almoço e por fim leia no finalzinho da tarde.

Estipule um tempo de leitura em cada um dos períodos definidos no parágrafo anterior. Evite passar mais de 30 minutos nessa atividade.

Não tenha pudor em descartar aquelas mensagens de origem desconhecida ou irrelevantes antes mesmo de abri-las.

Com essas dicas certamente você não vai mais perder tempo desnecessário com e-mails insignificantes.

This entry was posted on Quarta-feira, setembro 19th, 2007 at 2:29 pm and is filed under Efetividade. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed. You can leave a response, or trackback from your own site.